Digital flytterapport

BoligPortals digitale flytterapport er en skabelon, der optimerer dine ind- og fraflytningssyn. Med en elektronisk flytterapport lige ved hånden på din smartphone eller tablet, kan du nemt og hurtigt dokumentere lejemålets stand ved flyttesyn.

Vi hjælper dig med at udarbejde en indflytningsrapport med juridisk korrekt dokumentation af lejemålets stand. Indflytningsrapporten opbevares digitalt og overføres direkte, når du skal lave udflytningsrapport, så du undgår misforståelser ved lejers fraflytning af boligen.

Prøv 2 gratis flytterapporter

Gælder kun udlejere med 2+ lejemål.

Undgå dyre fejl med digitale ind- og fraflytningsrapporter

Digital dokumentation af stand

I den digitale flytterapport skabelon kan du nemt dokumentere lejemålets stand via billeder og detaljerede beskrivelser direkte på smartphone eller tablet. Når fejl og mangler udbedres, opdaterer du flytterapporten, så du undgår misforståelser i fraflytningsrapporten.

Juridisk korrekt digital flytterapport skabelon

Den digitale flytterapport dokumenterer og håndterer lejers tilstedeværelse eller udeblivelse fra flyttesyn juridisk korrekt. I tilfælde af, at lejer udebliver og sender en repræsentant, håndterer flytterapporten også fuldmagt, så der undgås misforståelser.

Automatisk udlevering af flytterapport

Dokumentér, hvor mange nøgler, der udleveres til lejemålet ved indflytning i flytterapport skabelonen. Flytterapport skabelonen håndterer og dokumenterer automatisk udlevering og modtagelse af flytterapporter som PDF via e-mail og SMS til alle parter ved synet.

Digital opbevaring af flytterapporter

Når du har foretaget indflytningssyn og udarbejdet indflytningsrapport, opbevares flytterapporten digitalt og sikkert. Den digitale flytterapport understøtter datahåndtering, der lever op til gældende regler i persondataforordningen (GDPR).

Indflytningsrapport og fraflytningsrapport

Nemt og digitalt

Opret lejemål til din indflytningsrapport

Inden du kan foretage dit syn ved indflytning, er det nødvendigt at oprette dit lejemål i skabelonen til digitale flyttesyn.

Når du opretter lejemålet, skal du blot skrive adressen, og så henter den digitale flytterapport informationer om lejemålets størrelse og antal værelser fra Bygnings- og Boligregistret (BBR). Genkender systemet ikke adressen, skal du selv udfylde størrelse og antal værelser.
OBS. Selvom den digitale flytterapport henter oplysninger fra BBR, er det vigtigt, at du tjekker, at informationerne er korrekte.

Når du har oprettet lejemålet, skal du tilpasse lejemålets inventar og stand. Du kan nemt både fjerne og tilføje inventar samt notere standen på lejemålets enkelte dele. Viser det sig, at standen eller inventaret er anderledes end forventet, når I står i lejemålet til synet ved indflytning, så kan du selvfølgelig altid ændre det igen.

Til sidst skal du tilføje antal nøgler, som skal udleveres ved indflytningssynet. Og så er du klar til at lave din første digitale indflytningsrapport.

Bonus: Har du flere lejemål, der ligner hinanden, kan du duplikere dine lejemål ved at finde adressen og trykke ”Opret kopi”.

Se videoguide her

 

 

 

 

 

Opret indflytningsrapport i digital skabelon

Inden du kan afholde dit første digitale syn ved indflytning, skal du oprette indflytningsrapporten til det ønskede lejemål. Det er en fordel at gøre dette hjemme på kontoret, inden syn ved indflytning afholdes.
OBS. Husk, at du skal indkalde lejer til indflytningssyn mindst 1 uge, før det finder sted.

For at oprette en indflytningsrapport, skal du klikke ind på lejemålet og vælge ”Indflytningsrapport” under ”Ny rapport”. Derefter skal du udfylde dato for indkaldelse til indflytningssyn samt dato og klokkeslæt for afholdelse af synet.

Inden indflytningssynet skal du også udfylde informationer om lejer i indflytningsrapport skabelonen – eller lejere, hvis der er flere lejere på lejekontrakten. Ligeledes kan du notere, hvis lejer ikke deltager på synet, men i stedet sender en repræsentant. På den måde sikrer du gyldigheden af indflytningsrapporten.

Før du påbegynder indflytningssynet, kan du vælge, at den digitale flytterapport skal sende et link til 14 dages fejl og mangler til lejer, så du automatisk får en liste, når de 14 dage er gået.

Så er indflytningsrapporten klar til dit første digitale indflytningssyn. Er det en anden end dig selv, der skal afholde syn ved indflytning, kan du nemt delegere indflytningsrapporten til vicevært eller anden synsansvarlig. Så kan den synsansvarlige foretage synet og udfylde flytterapporten uden adgangskode.

Se videoguide her

 

 

 

 

 

 

Når du afholder dit syn ved indflytning

Som udlejer bestemmer du selv, hvor detaljeret din indflytningsrapport skal være, men det anbefales at dokumentere lejemålets stand med billeder og detaljerede beskrivelser. Så er du bedre sikret ved lejers fraflytning.

Når du står i lejemålet, skal du gennemgå lejemålet sammen med lejer, og hvis den stand, du havde noteret i indflytningsrapport skabelonen inden synet, ikke stemmer overens med nuværende stand, skal det selvfølgelig opdateres.

Opdager du eller lejer fejl eller mangler i lejemålet, skal det noteres, om det skal udbedres eller ej – og bliver det ikke udbedret, hæfter lejer naturligvis ikke for manglerne ved fraflytning.
OBS. Det er også muligt at notere en fejl eller mangel på alle rum på samme tid. Det kan fx være, at alle gulve skal slibes. Her kan du samtidig tilføje billeder af gulvene i alle rum som dokumentation.

Ligeledes skal du notere måleraflæsninger i indflytningsrapport skabelonen, som også nemt kan dokumenteres med billeder. Når du har gemt alle ændringer, er indflytningsrapporten klar til underskrifter.

Se videoguide her

 

 

 

 

Underskriv og udlevér indflytningsrapport som PDF

Når du har udfyldt indflytningsrapporten i samarbejde med lejer, så er den klar til underskrift. Inden underskrift kan du evt. se en forhåndsvisning af rapporten og gennemgå de ting, der løbende er blevet noteret.

Først underskriver udlejer eller synsansvarlig, og derefter sendes indflytningsrapporten automatisk til lejer på mail og SMS, så lejer har mulighed for at se den igennem. Til sidst skal lejer bekræfte modtagelsen med sin underskrift på den synsansvarliges telefon eller tablet. Det kræver altså ikke NemID at underskrive BoligPortals digitale flytterapport.

OBS. Har lejer ikke været til stede ved synet, har lejer sendt en repræsentant, eller er blot én ud af flere lejere mødt op, så kan dette noteres direkte i den digitale flytterapport. Så er du sikret juridisk korrekt dokumentation, hvis der skulle opstå utilfredshed fra lejers side.

Når indflytningsrapporten er underskrevet og sendt til lejer som link til PDF, har lejer ligeledes modtaget et link til 14 dages fejl og mangler, hvis dette var krydset af. Således har du juridisk korrekt dokumentation for udlevering, og det kræver altså ikke mere administration fra din side.

Se videoguide her

 

 

 

Udflytningssyn og udflytningsrapport

Inden fraflytningssynet skal du forberede fraflytningsrapport skabelonen hjemme på kontoret ved at udfylde dato for indkaldelse, dato og klokkeslæt for syn ved fraflytning samt lejers informationer.

Når du skal afholde syn ved fraflytning og udarbejde fraflytningsrapport, indhenter den digitale flytterapport automatisk registrerede fejl og mangler fra indflytningsrapporten. Så har du et godkendt sammenligningsgrundlag til fraflytningssynet, så du undgår konflikter med lejer.

Du udfylder fraflytningsrapporten på samme måde som indflytningsrapporten ved at gennemgå lejemålet sammen med lejer og aflæse målere. Ligeledes kan du notere, om lejer var til stede, om en repræsentant var til stede, eller én eller flere lejere udeblev.

Udflytningsrapporten underskrives på samme måde som indflytningsrapporten, hvor lejer kvitterer for at have modtaget flytterapporten på mail og SMS.

Når du har afsluttet udflytningssynet, har du en liste med nødvendige udbedringer, så du nemt kan informere håndværkere om istandsættelsesarbejder, så lejemålet bliver klar til nye lejere. Derudover kan du også give et overslag på prisen for udbedringer for lejers regning, hvis dette er ønsket.

Se videoguide her

 

 

 

GDPR og datasikkerhed ved brug af digital flytterapport skabelon

BoligPortal har, som databehandler, sørget for, at vores digitale flytterapport understøtter datahåndtering, der lever op til de gældende regler i persondataforordningen. Alle digitale flytterapporter gemmes på vores sikre filopbevaringsserver i et stort og overvåget datacenter i Europa, der også lever op til gældende GDPR-lovgivning i EU.

Hos BoligPortal laver vi en løbende daglig backup af alle digitale flytterapporter, så selv hvis det absolut utænkelige skulle ske, så har vi naturligvis en backup af alle digitale indflytnings- og udflytningsrapporter. Det er derfor også valgfrit, om udlejer vælger at downloade sine digitale indflytningsrapporter og fraflytningsrapporter i PDF til egen intern filserver som en helgardering – eller for at understøtte anden intern arbejdsgang i forbindelse med ind- og udflytningssyn.

Flytterapporter og tilhørende billeder opbevares hos os så længe, der er brug for det. Dvs. at både lejer og udlejer kan tilgå indflytningsrapporten digitalt og downloade den som PDF gennem hele lejeperioden. Efter fraflytningssynet, når lejeforholdet ophører, har både lejer og udlejer ligeledes altid mulighed for at tilgå flytterapporterne online via linket og downloade dem som PDF. Det betyder også, at udlejer selv skal slette ind- og fraflytningsrapporter, hvis de ikke længere skal bruges – både online og hvis flytterapporterne er downloadet som PDF.

 

Prøv 2 gratis flytterapporter

Vil du vide, hvad du får, inden du køber? Så kan du prøve vores digitale indflytningsrapporter og fraflytningsrapporter gratis.

2 stk.


GRATIS

Derefter 90 kr./stk.

Vælg

10 stk.


800 kr.

80 kr. pr. flytterapport

Vælg

50 stk.


3.500 kr.

70 kr. pr. flytterapport

Vælg

100 stk.


6.500 kr.

65 kr. pr. flytterapport

Vælg

Alle priser er ekskl. moms. Rapporterne skal bruges i løbet af 1 år.

Med en digital flytterapport skabelon er du sikret en god start på udlejningen af dit lejemål og færre fejl og misforståelser ved fraflytning.

Du får:

Hurtig og nem oprettelse af dine lejemål gennem integration med BBR

Nem dokumentation af stand via billeder og tekstbeskrivelser i flytterapport skabelon

Automatisk “tale til tekst” dokumentation under syn af dine lejemål

Billeddokumentation af måleraflæsninger til brug ved forbrugsregnskab

Juridisk korrekt dokumentation af lejers tilstedeværelse ved flyttesyn i forhold til udlevering og modtagelse af flytterapport

Håndtering af fuldmagt i tilfælde af, at lejer udebliver og sender en repræsentant

Dokumentation af udlevering og indlevering af nøgler i flytterapport skabelon

Automatisk udlevering af flytterapport pr. e-mail og SMS til alle involverede parter

Overførsel af registrerede fejl og mangler ved indflytning til fraflytning

Enkelt overblik over fejl og mangler til udbedring inden ny lejers indflytning

Sikker opbevaring af alle indflytningsrapporter og fraflytningsrapporter med mulighed for download som PDF

Understøttelse af datahåndtering, der lever op til persondataforordningen (GDPR)

FAQ om digitale flytterapporter

Hvad er en indflytningsrapport, og hvad er en fraflytningsrapport?

En flytterapport er et skriftligt dokument, der beskriver lejemålets stand og de eventuelle fejl og mangler, der forefindes. Ved indflytning noteres fejl og mangler, så udlejer har en oversigt over ting, der skal udbedres. Hvis udlejer ikke udbedrer fejlene, så fungerer indflytningsrapporten som en oversigt over ting, som lejer ikke hæfter for ved fraflytning. Ligeledes vil en udflytningsrapport give en liste med ting, der skal udbedres for lejers regning udover normalistandsættelsen.

Hvorfor skal der laves flytterapport?

Der skal laves flytterapport, når der foretages syn – både ved indflytning og udflytning. Laver du ikke en indflytningsrapport, mister du retten til at påberåbe fejl og mangler for lejers regning, når lejer fraflytter lejemålet.

Når lejer fraflytter lejemålet foretages et udflytningssyn, hvor der udfyldes en fraflytningsrapport skabelon tilsvarende indflytningsrapporten. Således sammenlignes ind- og udflytningsrapport og giver et overblik over, hvilke fejl og mangler, der skal udbedres, inden næste lejer flytter ind.

Den digitale flytterapport skabelon sikrer dig, at flytterapporterne opbevares sikkert og digitalt, så du ikke mister dem og undgår misforståelser ved fraflytning. Ligeledes overføres indflytningsrapporten automatisk til fraflytningsrapporten, så det hurtigt kan ses, hvor lejemålets stand er forværret.

Hvad skal en indflytningsrapport indeholde?

Der er ingen regler eller love for, hvordan en indflytningsrapport skal se ud, men de fleste flytterapport skabeloner, der findes på nettet, er udarbejdet efter typeformular F2. Typeformular F2 tager udgangspunkt i beskrivelse med bogstaver, men det er altid en ekstra sikkerhed at dokumentere lejemålets stand yderligere ved brug af billeder og detaljerede tekster. Når standen blot beskrives med bogstaver, øges risikoen for konflikter, da det kan skabe misforståelser ved fraflytning. Her vil det hurtigt blive ord mod ord omkring, hvad de enkelte bogstaver betyder, hvis der ikke forefindes yderligere dokumentation.

BoligPortals digitale flytterapport skabelon tager også udgangspunkt i typeformular F2, men med et simpelt værktøj, der gør det muligt også at beskrive lejemålets stand med billeder og detaljerede beskrivelser – direkte på smartphone eller tablet. Således er du sikret over for misforståelser ved fraflytning.

Hvad skal en fraflytningsrapport indeholde?

Ligesom ved indflytningsrapport er der ikke noget formkrav til fraflytningsrapporten, men det er en god idé at lave den i samme skabelon som indflytningsrapporten. Så er det lettere at sammenligne de to og få et overblik over de steder, lejemålets stand er forværret gennem lejeperioden som følge af lejers mislighold.

Listen over udbedringspunkter fra udflytningsrapporten gør også, at der hurtigt kan gives et overslag på prisen for istandsættelse. Og derefter er det nemt at sætte fx tømrer, maler eller VVS’er på de forskellige opgaver.

Lovkrav til syn ved flytning og flytterapporter

Det vigtigste er, at der skal afholdes syn og laves flytterapporter, hvis du udlejer mere end ét lejemål. Hvis du kun udlejer ét lejemål, er det derfor frivilligt, om du vil lave flytterapporter – men det sikrer dig i forhold til at kunne opkræve lejer for istandsættelse.

Der er ingen lov for, hvornår synes ved indflytning skal afholdes, men for at lejer ikke når at gøre skade på lejemålet, vil det typisk afholdes den dag, lejer får udleveret nøglerne. Efter synet ved indflytning har lejer 14 dage til at indgive fejl og mangler, som ikke blev opdaget ved synet.

Fraflytningssynet skal afholdes senest 14 dage efter, at lejer er flyttet ud, og indkaldelse til både ind- og udflytningssyn skal ske mindst 1 uge før, det finder sted.

Både indflytningsrapport og fraflytningsrapport skal udleveres til lejer ved synet eller senest 14 dage efter. Overholdes fristen for fraflytningsrapporten ikke, kan du miste retten til at kræve lejers betaling for udbedringer i lejemålet – medmindre, at misligholdelsen skyldes uagtsom opførsel fra lejers side.

Det er tilmed ikke tilladt at opkræve penge fra lejer for normalt slid på lejemålet. Udover direkte mislighold er det derfor ikke lovligt at opkræve betaling for andet end normalistandsættelse.

Hvem skal underskrive indflytningsrapport?

Som regel vil det være alle lejere, der skal underskrive både indflytningsrapport og fraflytningsrapport, men det ses ofte, at det kun er én lejer, der deltager ved synet – eller at lejer sender en repræsentant med en fuldmagt. Derfor er blot vigtigt, at mindst én lejer skriver under på flytterapporten, eller at fuldmagtshaver skriver under.

Det vigtigste ved flytterapporter er nemlig ikke underskriften på rapporten, men i stedet at udlejer kan dokumentere, at lejer har modtaget flytterapporten online eller som PDF. Dvs. at lejer godt kan skrive under på flytterapporten, men forlade synet uden at modtage flytterapporten – og så vil et eventuelt istandsættelseskrav ved fraflytning altså ikke være gældende, medmindre udlejer kan dokumentere, at lejer har modtaget flytterapporten.

Lejer eller fuldmagtshaver behøver nemlig ikke deltage i synet ved fraflytning for, at udlejer kan kræve istandsættelse for lejres regning – så længe, at flytterapporten udleveres til lejer inden for den 14 dages frist.

Hvem skal fraflytningsrapporten udleveres til?

Både indflytningsrapport og udflytningsrapport skal udleveres til alle lejere på lejekontrakten. Det er udlejers ansvar, at lejere, der ikke er til stede til synet, også får en kopi af flytterapporten eller modtager indflytningsrapport og fraflytningsrapport som PDF .

Derfor kan udlejer med fordel sende både indflytningsrapport og fraflytningsrapport elektronisk, så der modtages en kvittering for, at lejer har modtaget rapporten inden for den 14 dages frist. Dette kan med fordel gøres ved, at udlejer slår ”læst”-kvitteringer til, hvis flytterapporten sendes på mail – og ellers bør udlejer bede lejer bekræfte, at han/hun har modtaget flytterapporten online eller som PDF.

Med BoligPortals digitale flytterapport skabelon modtager lejer automatisk flytterapporten, og det vil derfor fremgå af den digitale flytterapport, at lejer har modtaget flytterapporten til flyttesynet. Derudover er det altid muligt for både udlejer og lejer at downloade indflytningsrapport og fraflytningsrapport som PDF gennem hele lejeforholdet.

Har lejer krav på pris for istandsættelse ved fraflytning?

Lejer har ikke krav på den præcise pris for normalistandsættelse, når I står ved synet ved fraflytning. Når du har udarbejdet flytterapporterne korrekt, er det dog lettere hurtigt at give et overslag på, hvad det kommer til at koste.

Der er ikke noget krav til, hvornår lejer skal være informeret om den præcise opkrævning for istandsættelse, men en god tommelfingerregel er dog, at lejer skal have den endelige fraflytningsopgørelse senest 6-8 uger efter fraflytning. Dog skal lejer være informeret om de præcise istandsættelsesarbejder, som blev noteret i fraflytningsrapporten senest 14 dage efter fraflytningssynet – hvilket typisk sker ved udlevering af fraflytningsrapporten. Overholder du ikke denne frist, kan du miste retten til at kræve istandsættelse af lejemålet for lejers regning.

Brug for hjælp til at komme i gang med digitale flytterapporter?

Spørgsmål til den digitale flytterapport?

Kontakt en af vores eksperter

Preben Helveg Larsen
Salgschef

Jørgen Martinussen
Key Account Manager

Thomas Andersen
Account Manager

Lene Jægerum
Account Manager

Louise Koop Jensen
Account Manager