Digital flytterapport

BoligPortals digitale flytterapport er værktøjet, der optimerer dine ind- og fraflytningssyn. Med en elektronisk flytterapport lige ved hånden på din smartphone eller tablet, kan du nemt og hurtigt dokumentere lejemålets stand ved flyttesyn.

Vi hjælper dig med at udarbejde en indflytningsrapport med juridisk korrekt dokumentation af lejemålets stand. Indflytningsrapporten opbevares digitalt og overføres direkte, når du skal lave fraflytningsrapport, så du undgår misforståelser ved lejers fraflytning af boligen.

Prøv 2 gratis flytterapporter

Gælder kun professionelle udlejere

Undgå dyre fejl med digitale ind- og fraflytningsrapporter

Digital dokumentation af stand

I den digitale flytterapport kan du nemt og hurtigt dokumentere lejemålets stand via billeder og detaljerede beskrivelser direkte på smartphone eller tablet. Når fejl og mangler udbedres, opdaterer du rapporten, så du undgår misforståelser i fraflytningsrapporten.

Sikker og juridisk korrekt flytterapport

Den digitale flytterapport dokumenterer og håndterer lejers tilstedeværelse eller udeblivelse fra flyttesyn juridisk korrekt. I tilfælde af, at lejer udebliver og sender en repræsentant, håndterer flytterapporten også fuldmagt, så der undgås misforståelser.

Håndter automatisk udlevering

I flytterapporten dokumenteres det, hvor mange nøgler, der udleveres til lejemålet ved indflytning. Ligeledes håndterer og dokumenterer systemet automatisk udlevering og modtagelse af flytterapporter via e-mail og SMS til alle involverede parter i flyttesynet.

Digital opbevaring af rapporter

Når du har foretaget indflytningssyn og udarbejdet indflytningsrapport, opbevares flytterapporten digitalt og sikkert. Den digitale flytterapport understøtter datahåndtering, der lever op til gældende regler i persondataforordningen (GDPR).

Indflytningsrapport og fraflytningsrapport

Nemt og digitalt

Opret lejemål til din indflytningsrapport

Inden du kan foretage dit flyttesyn, er det nødvendigt at oprette dit lejemål i værktøjet til digitale flyttesyn.

Når du opretter lejemålet, skal du blot skrive adressen, og så henter den digitale flytterapport informationer om lejemålets størrelse og antal værelser fra Bygnings- og Boligregistret (BBR). Genkender systemet ikke adressen, skal du selv udfylde størrelse og antal værelser.
OBS. Selvom den digitale flytterapport henter oplysninger fra BBR, er det vigtigt, at du tjekker, at informationerne er korrekte.

Når du har oprettet lejemålet, skal du tilpasse lejemålets inventar og stand. Du kan nemt både fjerne og tilføje inventar samt notere standen på lejemålets enkelte dele. Viser det sig, at standen eller inventaret er anderledes end forventet, når I står i lejemålet til flyttesynet, så kan du selvfølgelig altid ændre det igen.

Til sidst skal du tilføje antal nøgler, som skal udleveres ved indflytningssynet. Og så er du klar til at lave din første digitale indflytningsrapport.

Bonus: Har du flere lejemål, der ligner hinanden, kan du duplikere dine lejemål ved at finde adressen og trykke ”Opret kopi”.

 

Opret indflytningsrapport inden indflytningssynet

Inden du kan afholde dit første digitale indflytningssyn, skal du oprette indflytningsrapporten til det ønskede lejemål. Det er en fordel at gøre dette hjemme på kontoret, inden flyttesynet afholdes.
OBS. Husk, at du skal indkalde lejer til indflytningssyn mindst 1 uge, før det finder sted.

For at oprette en indflytningsrapport, skal du klikke ind på lejemålet og vælge ”Indflytningsrapport” under ”Ny rapport”. Derefter skal du udfylde dato for indkaldelse til indflytningssyn samt dato og klokkeslæt for afholdelse af flyttesynet.

Inden indflytningssynet skal du også udfylde informationer om lejer – eller lejere, hvis der er flere lejere på lejekontrakten. Ligeledes kan du notere, hvis lejer ikke deltager på flyttesynet, men i stedet sender en repræsentant. På den måde sikrer du gyldigheden af indflytningsrapporten.

Før du påbegynder indflytningssynet, kan du vælge, at den digitale flytterapport skal sende et link til 14 dages fejl og mangler til lejer, så du automatisk får en liste, når de 14 dage er gået.

Så er indflytningsrapporten klar til dit første digitale indflytningssyn. Er det en anden end dig selv, der skal afholde flyttesynet, kan du nemt delegere indflytningsrapporten til vicevært eller anden synsansvarlig. Så kan den synsansvarlige foretage flyttesynet og udfylde flytterapporten uden adgangskode.

 

Når du afholder dit indflytningssyn

Som udlejer bestemmer du selv, hvor detaljeret din indflytningsrapport skal være, men det anbefales at dokumentere lejemålets stand med billeder og detaljerede beskrivelser. Så er du bedre sikret ved fraflytningssynet.

Når du står i lejemålet, skal du gennemgå lejemålet sammen med lejer, og hvis den stand, du havde noteret inden indflytningssynet, ikke stemmer overens med nuværende stand, skal det selvfølgelig opdateres.

Opdager du eller lejer fejl eller mangler i lejemålet, skal det noteres, om det skal udbedres eller ej – og bliver det ikke udbedret, hæfter lejer naturligvis ikke for manglerne ved fraflytning.
OBS. Det er også muligt at notere en fejl eller mangel på alle rum på samme tid. Det kan fx være, at alle gulve skal slibes. Her kan du samtidig tilføje billeder af gulvene i alle rum som dokumentation.

Ligeledes skal du notere måleraflæsninger i indflytningsrapporten, som også nemt kan dokumenteres med billeder. Når du har gemt alle ændringer, er indflytningsrapporten klar til underskrifter.

 

Underskriv og udlevér indflytningsrapporten

Når du har udfyldt indflytningsrapporten i samarbejde med lejer, så er den klar til underskrift. Inden underskrift kan du evt. se en forhåndsvisning af rapporten og gennemgå de ting, der løbende er blevet noteret.

Først underskriver udlejer eller synsansvarlig, og derefter sendes indflytningsrapporten automatisk til lejer på mail og SMS, så lejer har mulighed for at se den igennem. Til sidst skal lejer bekræfte modtagelsen med sin underskrift på den synsansvarliges telefon eller tablet. Det kræver altså ikke NemID at underskrive BoligPortals digitale flytterapport.

OBS. Har lejer ikke været til stede ved flyttesynet, har lejer sendt en repræsentant, eller er blot én ud af flere lejere mødt op, så kan dette noteres direkte i den digitale flytterapport. Så er du sikret juridisk korrekt dokumentation, hvis der skulle opstå utilfredshed fra lejers side.

Når indflytningsrapporten er underskrevet og sendt til lejer, har lejer ligeledes modtaget et link til 14 dages fejl og mangler, hvis dette var krydset af. Således har du juridisk korrekt dokumentation for udlevering, og det kræver altså ikke mere administration fra din side.

 

Fraflytningssyn og fraflytningsrapport

Inden fraflytningssynet skal du forberede flytterapporten hjemme på kontoret ved at udfylde dato for indkaldelse, dato og klokkeslæt for flyttesyn samt lejers informationer.

Når du skal afholde fraflytningssyn og udarbejde fraflytningsrapport, indhenter den digitale flytterapport automatisk registrerede fejl og mangler fra indflytningsrapporten. Så har du et godkendt sammenligningsgrundlag til fraflytningssynet, så du undgår konflikter med lejer.

Du udfylder fraflytningsrapporten på samme måde som indflytningsrapporten ved at gennemgå lejemålet sammen med lejer og aflæse målere. Ligeledes kan du notere, om lejer var til stede, om en repræsentant var til stede, eller én eller flere lejere udeblev.

Fraflytningsrapporten underskrives på samme måde som indflytningsrapporten, hvor lejer kvitterer for at have modtaget flytterapporten på mail og SMS.

Når du har afsluttet fraflytningssynet, har du en liste med nødvendige udbedringer, så du nemt kan informere håndværkere om istandsættelsesarbejder, så lejemålet bliver klar til nye lejere. Derudover kan du også give et overslag på prisen for udbedringer for lejers regning, hvis dette er ønsket.

 

Sikker og digital opbevaring af indflytningsrapport og fraflytningsrapport

Når du har foretaget dit indflytningssyn og lavet indflytningsrapport, opbevarer vi den sikkert og digitalt, så du ikke skal bekymre dig om korrekt håndtering af GDPR. Gennem lejeperioden kan både du og lejer altid tilgå indflytningsrapporten og downloade den som PDF.

Efter fraflytningssynet, når lejeforholdet ophører, vil fraflytningsrapporten opbevares sikkert og digitalt sammen med indflytningsrapporten.

Du har altid mulighed for at downloade flytterapporterne som PDF eller slette dem, hvis det ikke er nødvendigt at gemme dem længere.

 

Prøv 2 gratis flytterapporter

Vil du vide, hvad du får, inden du køber? Så kan du prøve vores digitale indflytningsrapporter og fraflytningsrapporter gratis.

2 stk.


GRATIS

Derefter 90 kr./stk.

Vælg

10 stk.


800 kr.

80 kr. pr. flytterapport

Vælg

50 stk.


3.500 kr.

70 kr. pr. flytterapport

Vælg

100 stk.


6.500 kr.

65 kr. pr. flytterapport

Vælg

Alle priser er ekskl. moms. Rapporterne skal bruges i løbet af 1 år.

Med digitale flytterapporter er du sikret en god start på udlejningen af dit lejemål og færre fejl og misforståelser ved fraflytning.

Du får:

Hurtig og nem oprettelse af dine lejemål gennem integration med BBR

Nem dokumentation af stand via billeder og tekstbeskrivelser

Automatisk “tale til tekst” dokumentation under syn af dine lejemål

Billeddokumentation af måleraflæsninger til brug ved forbrugsregnskab

Juridisk korrekt dokumentation af lejers tilstedeværelse ved flyttesyn i forhold til udlevering og modtagelse af flytterapport

Håndtering af fuldmagt i tilfælde af, at lejer udebliver og sender en repræsentant

Dokumentation af udlevering og indlevering af nøgler

Automatisk udlevering af rapport pr. e-mail og SMS til alle involverede parter

Overførsel af registrerede fejl og mangler ved indflytningssyn til fraflytningssyn

Enkelt overblik over fejl og mangler til udbedring inden ny lejers indflytning

Sikker opbevaring af alle rapporter med mulighed for PDF-download

Understøttelse af datahåndtering, der lever op til persondataforordningen (GDPR)

FAQ

Hvad er en indflytningsrapport, og hvad er en fraflytningsrapport?

En flytterapport er et skriftligt dokument, der beskriver lejemålets stand og de eventuelle fejl og mangler, der forefindes. Ved indflytning noteres fejl og mangler, så udlejer har en oversigt over ting, der skal udbedres. Hvis udlejer ikke udbedrer fejlene, så fungerer indflytningsrapporten som en oversigt over ting, som lejer ikke hæfter for ved fraflytning. Ligeledes vil en fraflytningsrapport give en liste med ting, der skal udbedres for lejers regning udover normalistandsættelsen.

Hvorfor skal der laves flytterapport?

Der skal laves flytterapport, når der foretages flyttesyn – både ved indflytning og udflytning. Laver du ikke en indflytningsrapport, mister du retten til at påberåbe fejl og mangler for lejers regning, når lejer fraflytter lejemålet. 

Når lejer fraflytter lejemålet foretages et fraflytningssyn, hvor der udfyldes en fraflytningsrapport tilsvarende indflytningsrapporten. Således sammenlignes ind- og fraflytningsrapport og giver et overblik over, hvilke fejl og mangler, der skal udbedres, inden næste lejer flytter ind.

Den digitale flytterapport sikrer dig, at rapporterne opbevares sikkert og digitalt, så du ikke mister dem og undgår misforståelser ved fraflytning. Ligeledes overføres indflytningsrapporten automatisk til fraflytningsrapporten, så det hurtigt kan ses, hvor lejemålets stand er forværret.

Hvad skal en indflytningsrapport indeholde?

Der er ingen regler eller love for, hvordan en indflytningsrapport skal se ud, men de fleste skabeloner, der findes på nettet, er udarbejdet efter typeformular F2. Typeformular F2 tager udgangspunkt i beskrivelse med bogstaver, men det er altid en ekstra sikkerhed at dokumentere lejemålets stand yderligere ved brug af billeder og detaljerede tekster. Når standen blot beskrives med bogstaver, øges risikoen for konflikter, da det kan skabe misforståelser ved fraflytning. Her vil det hurtigt blive ord mod ord omkring, hvad de enkelte bogstaver betyder, hvis der ikke forefindes yderligere dokumentation.

BoligPortals digitale flytterapport tager også udgangspunkt i typeformular F2, men med et simpelt værktøj, der gør det muligt også at beskrive lejemålets stand med billeder og detaljerede beskrivelser – direkte på smartphone eller tablet. Således er du sikret over for misforståelser ved fraflytning.

Hvad skal en fraflytningsrapport indeholde?

Ligesom ved indflytningsrapport er der ikke noget formkrav til fraflytningsrapporten, men det er en god idé at lave den på samme måde som indflytningsrapporten. Så er det lettere at sammenligne de to og få et overblik over de steder, lejemålets stand er forværret gennem lejeperioden som følge af lejers mislighold. 

Listen over udbedringspunkter fra fraflytningsrapporten gør også, at der hurtigt kan gives et overslag på prisen for istandsættelse. Og derefter er det nemt at sætte fx tømrer, maler eller VVS’er på de forskellige opgaver.

Lovkrav til flyttesyn og flytterapporter

Det vigtigste er, at der skal afholdes flyttesyn og laves flytterapporter, hvis du udlejer mere end ét lejemål. Hvis du kun udlejer ét lejemål, er det derfor frivilligt, om du vil lave flytterapporter – men det sikrer dig i forhold til at kunne opkræve lejer for istandsættelse.

Der er ingen lov for, hvornår indflytningssynet skal afholdes, men for at lejer ikke når at gøre skade på lejemålet, vil det typisk afholdes den dag, lejer får udleveret nøglerne. Efter indflytningssynet har lejer 14 dage til at indgive fejl og mangler, som ikke blev opdaget ved flyttesynet.

Fraflytningssynet skal afholdes senest 14 dage efter, at lejer er flyttet ud, og indkaldelse til både ind- og fraflytningssyn skal ske mindst 1 uge før, det finder sted. 

Både indflytningsrapport og fraflytningsrapport skal udleveres til lejer ved flyttesynet eller senest 14 dage efter. Overholdes fristen for fraflytningsrapporten ikke, kan du miste retten til at kræve lejers betaling for udbedringer i lejemålet – medmindre, at misligholdelsen skyldes uagtsom opførsel fra lejers side.

Det er tilmed ikke tilladt at opkræve penge fra lejer for normalt slid på lejemålet. Udover direkte mislighold er det derfor ikke lovligt at opkræve betaling for andet end normalistandsættelse.

Hvem skal underskrive indflytningsrapport?

Som regel vil det være alle lejere, der skal underskrive både indflytningsrapport og fraflytningsrapport, men det ses ofte, at det kun er én lejer, der deltager ved synet – eller at lejer sender en repræsentant med en fuldmagt. Derfor er blot vigtigt, at mindst én lejer skriver under på lejekontrakten, eller at fuldmagtshaver skriver under.

Det vigtigste ved flytterapporter er nemlig ikke underskriften på rapporten, men i stedet at udlejer kan dokumentere, at lejer har modtaget flytterapporten. Dvs. at lejer godt kan skrive under på flytterapporten, men forlade flyttesynet uden at modtage flytterapporten – og så vil et eventuelt istandsættelseskrav ved fraflytning altså ikke være gældende, medmindre udlejer kan dokumentere, at lejer har modtaget flytterapporten.

Lejer eller fuldmagtshaver behøver nemlig ikke deltage i flyttesynet for, at udlejer kan kræve istandsættelse for lejres regning – så længe, at flytterapporten udleveres til lejer inden for den 14 dages frist.

Hvem skal fraflytningsrapporten udleveres til?

En fraflytningsrapport skal udleveres til alle lejere på lejekontrakten. Det er udlejers ansvar, at lejere, der ikke er til stede til flyttesynet, også får en kopi af flytterapporten.

Derfor kan udlejer med fordel sende både indflytningsrapport og fraflytningsrapport elektronisk, så der modtages en kvittering for, at lejer har modtaget rapporten inden for den 14 dages frist. Dette kan med fordel gøres ved, at udlejer slår ”læst”-kvitteringer til, hvis flytterapporten sendes på mail – og ellers bør udlejer bede lejer bekræfte, at han/hun har modtaget flytterapporten.

Med BoligPortals digitale flytterapport modtager lejer automatisk flytterapporten, og det vil derfor fremgå af den digitale flytterapport, at lejer har modtaget flytterapporten til flyttesynet.

Har lejer krav på pris for istandsættelse ved fraflytning?

Lejer har ikke krav på den præcise pris for normalistandsættelse, når I står ved flyttesynet. Når du har udarbejdet flytterapporterne korrekt, er det dog lettere hurtigt at give et overslag på, hvad det kommer til at koste. 

Lejer skal være informeret om den præcise opkrævning for udbedring af lejemålet senest 14 dage efter fraflytningssynet. Overholder du ikke denne frist, kan du miste retten til at kræve istandsættelse af lejemålet for lejers regning.

Brug for hjælp til at komme i gang digitale flytterapporter?

Spørgsmål til den digitale flytterapport?

Kontakt en af vores eksperter

Preben Helveg Larsen
Salgschef

Jørgen Martinussen
Key Account Manager

Thomas Andersen
Account Manager

Lene Jægerum
Account Manager

Louise Koop Jensen
Account Manager